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ZOOMを人数が多くても円滑に会議を回す方法のまとめ

2020/04/13

所属している団体でZOOMを使って会議をしました。70人以上の参加があるため、どうやったら円滑にZOOMを使った会議を円滑に行えるかを事前の準備から会議の進行方向についてまとめておきます。

ZOOM会議を円滑にするポイント

ZOOMで会議を行うときにポイントとしては

  • 事前準備
  • 設定
  • 役割分担
  • 進行方法

という4つが大きいかと思います。順番に説明していきます。

準備しておくこと

ZOOMを使って会議をするときに事前に準備しておくと良いものがあります。ZOOMでの会議のスケジュールはもちろんですが、一番準備で大切なのが当日までにテストをしておくことです。

これは使うiPhoneやandroidの端末やパソコンにZOOMのアプリが入っていないことも想定されます。会議開始時にインストールから始めるとちょっと待たないといけません。さらにはウェブカム(カメラ)が使えるのか?とかマイクの音がちゃんと入るのか?とか事前に一度使ってもらうというのが大切です。スマホからZOOMを使ってる人には資料がちゃんと見えるかってところも確認するといいかなと思います。

また、手を挙げる機能を使って進行していくので、そういったこともちゃんと出来るかを確認するのが一番かと思います。

なので、必ず前日には一度テストをすることを強くオススメします。

会議を開始するときの設定

ホストが会議のスケジュールを設定しますが、絶対にやったほうがいい設定があります。それは入室時に全員ミュートにするです。

少人数でZOOMを使う場合には気にならないのですが、人数が増えてくると発言者が増えスピーカービューで見ていると、頻繁にいろいろな人に変わってしまいます。これはマイクから環境音を拾ってしまって、勝手にその人にフォーカスがあたってしまうことがあります。これが何かとイラッとくるのです。

なので一旦すべての人をミュートの状態にしておいて、発言のある人だけをミュート解除するという方法が人数が多い場合には有効です。

役割分担

ZOOMでの会議は参加者が少ない場合には司会をする人がミュートの解除などできるかと思いますが、人数が増えてくると議事の進行などに集中するために、ミュートの解除などは別の人が行うと良いかと思います。

実際に70人ぐらいで会議をした際には、自分は手を挙げた人のミュートを解除し、手を下ろす作業をしていました。この方が司会者の負担を軽減できます。

なので、役割分担としては

  • 操作する人
  • 司会者(議事進行)

の二人がいるとものすごく進行がしやすいです。

操作する人は、手を挙げた人のミュートを外し手を下ろすといった作業をこなしていきます。場合によっては資料の共有、話に合わせての資料のページめくりなど細かい作業が続きます。

ZOOMでの人数が多いときの進行方法

ZOOMで会議をするときの進行方法は、通常の進行方法と同じで議事進行する人がいて、発言のある人は挙手をして指名するという流れと全く同じです。

ZOOMだとホストがスポットビューというフォーカスを当てる機能がありますが、ミュートを解除し、しゃべっている人に自動でフォーカスがあたるので極力その機能を使いたいと思います。(作業が減ると操作者のストレスが軽減される)

おまけ:司会者が進行しやすい仕組み

ZOOMを使って議事進行をしていく中で、操作する人と議事進行をする司会の人が同じ画面を見られるようにすると大変すすめやすいです。

司会者と操作する人が横に並んで同じモニターを見るのもいいのですが、個人的には司会以外の人が映るのもなぁと思って、モニターのHDMIを2分配して司会者の前に大きなモニターを置いて見やすくしています。

司会者の席から操作者のモニターを見る

議事進行はやったことある人ならわかりますが、結構なエネルギーが必要です。なるべくスムーズに議事進行できるようにしてあげるのが、全体的なパフォーマンス向上につながります。

おまけ2:音質が悪いときの設定

ZOOMを使っていると音が突然小さくなったりという人がいます。結構そういうのって聞き取りにくくなってしまったりするのですが、設定を変更することで音が突然小さくなったりこもった感じなったりすることを防げます。PCとiPhoneの設定を書いておきます。

PCを使っている場合

手順としてはZOOMのアプリを立ち上げ、設定を表示します。

赤く丸で囲った部分に歯車のマークがあります。そこの歯車のマークをクリックすると設定の項目が出てきます。

この中のオーディオをクリックすると右下に詳細のボタンが出てきます。この詳細をクリックするとオーディオ処理という項目があるので、連続的な背景雑音の抑制と断続的な背景雑音の抑制を無効化するにすると突然音が小さくなったりすることはないようです。

iPhoneの場合

iPhoneもまずはZOOMアプリを立ち上げます。そして画面右下にある設定をタップします。

そして、ミーティングをタップすると中にオリジナル音声を使用という項目がありますので、そこをオンにします。

これでPCと同じ設定になります。

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